Secrétaire H/F, 70%, CDI - Centre d'animation pour retraités - Service activités seniors

Actif dans la lutte contre l’isolement des personnes âgées, le Service Activités seniors est composé de deux établissements: un centre d’animation, le CAD au Grand-Lancy et une maison de vacances dans le canton de Vaud, la Nouvelle Roseraie, située à Saint-Légier. Cette dernière, gérée par l’Hospice général, appartient pour moitié à la Ville de Genève.

Son centre d’animation (CAD), situé au Grand-Lancy est ouvert toute l’année. Il offre une palette d’activités destinées aux seniors qui participent aux nombreuses animations (sports, bien être, culturelles, etc.) proposées sur ce lieu. Nos usagers sont donc très autonomes.

Votre mission:

En tant que secrétaire au CAD, vous assurez l’accueil sur le lieu et la permanence téléphonique avec une collègue, l’administration des activités ainsi que le secrétariat du chef de service et des animateurs du CAD. En fonction des projets du service, vous êtes améné.e à gérer de manière autonome certains projets.

Vos principales activités

Gestion administrative :

• Vous assurez le secrétariat du chef de service et des animateurs;
• Vous prenez les notes pendant les réunions d’équipe et de service et rédigez les procès-verbaux;
• Vous gérez l’information sociale des documents en lien avec les seniors;
• Vous collaborez étroitement avec vos collègues pour assurer la transmission des informations;
• Vous établissez les contrats des intervenants;
• Vous assurez le suivi administratif des stagiaires et civilistes;

Accueil téléphonique et sur place :

• Vous offrez un accueil téléphonique et sur place bienveillant, rassurant et à l’écoute des seniors;
• Vous prenez et gérez les inscriptions des différentes activités du lieu;
• Vous renseignez et orientez les personnes;
• Vous assurez la réponse sur la messagerie du service.

Promotion des activités:

• Vous assurez la mise à jour et la correction des informations à publier soit en ligne soit dans les publications imprimées;
• Vous gérez les fichiers clients et organisez les mailings;
• Vous êtes améné.e à remplacer vos collègues dans leurs différentes responsabilités.

Projets:

• Vous pouvez être délégué.e sur des projets que vous gérez de manière autonome en fonction des orientation du service.

Votre profil

• Vous êtes titulaire d’un CFC d’employé.e de commerce ou d’une formation jugée équivalente;
• Vous êtes doté.e d’une grande aisance relationnelle avec des qualités d’écoute et d’empathie et avez envie de vous impliquer auprès des seniors ;
• Vous êtes autonome tout en sachant coordonner les activités entre différents acteurs;
• Vous êtes flexible et polyvalent.e;
• Vous savez gérer les priorités et vous adapter en cas d’imprévu
• Vous possédez une excellente orthographe et êtes attentif.ve aux détails.
• Très bonne expression orale et écrite en français;
• Connaissance du réseau social genevois;
• Maîtrise de l’informatique bureautique (Word, Excel, messagerie), connaissances d’Omnis, Opale, GedEye et PCS, un atout.

Taux d'activité : 70%

Type de contrat : CDI

Lieu de travail :22, route de la Chapelle – Grand-Lancy

Classe de fonction : 12

Date de début de la prise de fonction : 01.08.2024

Délai de postulation : 24.05.2024

Merci de transmettre votre dossier complet (Lettre de motivation, CV, diplôme du plus haut niveau de formation atteint, certificats de travail).